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¿Qué es una reunión de nivel 10 (y por qué es poderosa)?

Sé honesto. ¿Son sus reuniones semanales del equipo ejecutivo una pérdida de tiempo? ¿Te sientas allí, infernalmente aburrido, mientras tu equipo de liderazgo habla sobre todas las cosas que han hecho la semana anterior? ¿Por qué siempre es así? Lo veo una y otra vez en muchos negocios diferentes. No hay sensación de impulso hacia adelante en estas reuniones. No se arregla nada. Solo están informando ejercicios diseñados para frustrar incluso al más paciente.

Sí, estas reuniones llenan un par de horas de tu día y justifican tu existencia. Pero, ¿son realmente un buen uso de tu tiempo? Seguramente debe haber una forma mejor.

Permíteme introducirte a las reuniones de nivel 10. Una vez que hayas visto su valor, nunca mirarás atrás.

¿De dónde viene el término ‘Reunión de Nivel 10’?

Las reuniones de nivel 10 forman parte del conjunto de herramientas EOS (sistema operativo empresarial). ¿Y qué es EOS? Un marco para construir negocios, similar a los hábitos de Rockefeller y Scaling Up. EOS tiende a ser utilizado por los equipos de liderazgo de empresas más pequeñas y se centra más en la ejecución. De hecho, casi carece de herramientas estratégicas. Las empresas a menudo pasan de EOS a Scaling Up a medida que crecen.

Después de que Verne Harnish escribiera Dominando los hábitos de Rockefeller: lo que debe hacer para aumentar el valor de su empresa en crecimiento, se le pidió cada vez más ayuda para incorporar los hábitos de Rockefeller. Así que creó una empresa de consultoría: Gazelles Coaching International. Uno de sus primeros entrenadores certificados fue Gino Wickman, quien luego creó EOS, por lo que no es sorprendente que esté enfocado en la ejecución.

¿Por qué se les llama ‘Reunión de Nivel 10’?

En pocas palabras, se denominan reuniones de nivel 10 porque a las personas se les pide que las califiquen al final de cada reunión en una escala del 1 al 10. La primera vez que hago esto con los clientes, me doy cuenta de que es común darle a la reunión un puntuación de 7: ni demasiado alta ni demasiado baja. Cubriendo sus apuestas. Señalo que han estado allí sentados durante 90 minutos actuando como una víctima pasiva. ¿Qué han hecho para que la reunión sea un 10? Nada. Entonces, la próxima vez, deben asumir una mayor responsabilidad individual. Esta es una llamada despertador.

El propósito de una Reunión de Nivel 10

La forma en que gestionas las reuniones es la forma en que gestionas tu negocio. La cultura de tu empresa solo será tan buena como el peor comportamiento que toleres. Si no respetas el tiempo de las personas, ellos no respetarán el tuyo. Si llegas tarde, no esperes puntualidad en los demás. Todo el mundo conoce la diferencia entre una gran reunión y una terrible. Pero si deseas escalar, necesitas un marco de reuniones que se ajuste a tu propósito.

El objetivo de una reunión de nivel 10 es arreglar cualquier problema que no se haya resuelto en tus reuniones diarias. Operan a un nivel más estratégico, asegurando que todo el equipo controle los objetivos y métricas de la empresa de forma regular, recordando a todos sus prioridades.

¿Cuántas personas deberían atender a una Reunión de Nivel 10?

Yo siempre diría, no más de siete personas. La evidencia sugiere que una octava persona inclinará la balanza y no agregará ningún valor a la reunión. Los experimentos que exploran la holgazanería social muestran que cuando un equipo de personas tira de una cuerda, la octava persona no tiene ningún efecto sobre el tirón colectivo.

En mi experiencia, seis o siete es el óptimo. Cuando estoy asesorando a un equipo de liderazgo, cuatro personas no sienten lo suficiente; podríamos haber tenido otras voces en la sala. Cuando el equipo llega a nueve o diez, la discusión se vuelve más lenta y no todos están al mismo nivel, por lo que no obtienes la misma calidad de contribución.

Una agenda típica de reunión de nivel 10

Las reuniones de nivel 10 generalmente se desarrollan de la siguiente manera durante 90 minutos:

1. Buenas noticias – 5 minutos

2. Cuadro de mando/KPI – 5 minutos

3. Revisión de objectivos/Rocks – 5 minutos 

4. Titulares de clientes/empleados – 5 minutos

5. Lista de tareas – 5 minutos

6. IDS – 60 minutos

7. Sumario y puntuación – 5 minutos

¿Cuánto debería durar una Reunión de Nivel 10?

Una reunión de Nivel 10 debería durar 90 minutos – ni más ni menos. Los puntos 1 a 5 de la agenda anterior deberían tomar 25 minutos, dejando 65 minutos para el IDS y terminar.

Inicio de una reunión EOS de nivel 10

Ya sea una reunión de Nivel 10 o cualquier otra reunión, es una buena práctica comenzar con una serie de buenas noticias. Esto establece el tono, haciendo que todos hablen y digan algo positivo. Como parte del Proyecto Aristóteles, Google descubrió que uno de los sellos distintivos de los equipos de alto rendimiento es la seguridad psicológica. Esta es una excelente manera de fomentar esto.

Discutir el cuadro de mando de la reunión de nivel 10

Monitorear el puntaje en métricas clave es fundamental para una buena reunión L10. Hay diferentes formas de abordar esto según el marco que estés siguiendo. Mis clientes utilizan una variedad de herramientas diferentes del proceso ‘3HAG’ (meta altamente alcanzable de 3 años) de Shannon Susko. El mapa de flujo de procesos clave es uno de ellos. Los clientes asignan su cotización a los procesos de generación de ingresos y efectivo, decidiendo de tres a seis métricas clave para cada una. La tarjeta de puntuación selecciona las que son rojas o ámbar y las agrega a la lista de IDS. Las métricas verdes se pasan por alto. Así es como te enfocas en las prioridades que necesitan atención.

‘Actualizaciones en objetivos (Rocks)’, comentarios de clientes/empleados y tareas pendientes

Si estás utilizando el marco de los Hábitos de Rockefeller, entonces pasa a las actualizaciones de Rock (las rocas son las grandes prioridades organizativas para el trimestre). Estos están directamente relacionados con los objetivos de la empresa para el año. ¿Alguno de estos están fuera de alcance? Si es así, se agregan a la lista de IDS. Si no es así, no es necesario que las discutas. Este no es el momento para informar sobre lo que has hecho. 

La siguiente parte de la agenda suele ser la más controvertida. Cada miembro del equipo de liderazgo debe hablar con al menos un cliente y un miembro del equipo que no pertenezca a su equipo funcional cada semana. Y esta información debe introducirse en esta etapa. Mi experiencia es que, a medida que las empresas crecen, estas conversaciones se vuelven menos frecuentes y, sin embargo, son fundamentales. Si estás utilizando Friday Pulse (una gran manera de medir el compromiso del personal), entonces podrías discutir cualquier cosa de los datos de esta semana. Del mismo modo, si estás ejecutando un buen programa NPS (Net Promoter Score), debería haber una forma de conectar al equipo de liderazgo en esto. Cualquier problema potencial se agrega a la lista de IDS.

La lista de tareas pendientes concluye esta sección, que no toma más de 5 minutos, y se transfiere de la reunión anterior para garantizar que nada desaparezca. No habites aquí. Agrega cualquier problema al IDS.

¿Qué significa IDS en EOS?

En pocas palabras, IDS significa «Identificar, discutir y resolver». Esta es la mayor parte de una reunión de Nivel 10, que dura una buena hora de debate. Una vez que el equipo de liderazgo tiene todos los problemas, los clasifica para asegurarse de que la discusión esté enfocada. Aquí nos enfocamos en el tema de mayor prioridad, lo discutimos en detalle y resolvemos los problemas subyacentes. Tenemos una hora y solo podemos arreglar una cosa.

Esta profundidad a menudo falta en las discusiones entre el equipo de liderazgo y tener este tipo de reuniones solo mensualmente nunca parece aclarar lo suficiente los problemas. Algunos elementos no se arreglan y es posible que deban delegarse en reuniones más pequeñas y separadas. Finalmente, se pide a todos los participantes que califiquen la reunión.

Funciones clave en una reunión de nivel 10

Facilitar una reunión de Nivel 10 es una habilidad, así que elige a esta persona sabiamente. Algunas personas son naturalmente mejores para tomar la iniciativa o callar a los extrovertidos, por lo que los introvertidos tienen el mismo tiempo para hablar. Puedes rotar el rol para que todos tengan experiencia.

Elige una persona que tome notas y que pueda capturar la IDS y la lista de tareas pendientes. Mi sistema preferido es Google Docs Live porque se comparte al instante. Puedes ver tus compromisos en tiempo real y acordarlos en el momento. También evita la necesidad de escribir algo más tarde.

También es vital un cronómetro. No puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es comenzar y terminar a tiempo. Alguien debe mantener el ritmo y asegurarse de que las conversaciones no se prolonguen demasiado.

¿Por qué son las reuniones de Nivel 10 tan efectivas?

Una vez que hayas adoptado el formato de Nivel 10, puedes usarlo en todas tus reuniones, no solo en las semanales. Si tu equipo ha adoptado completamente el enfoque de Nivel 10, puedes tener un impacto profundo en el deseo de las personas de hablar y no perder el tiempo. En lugar de sentarse pasivamente y esperar a que la reunión se desarrolle a su alrededor, tu equipo se dará cuenta de que están juntos en esto. Todos están ocupados, por lo que es necesario aprovechar cada minuto de la reunión. Un sentido colectivo de responsabilidad para hacer de la reunión un nivel 10.

Mirar semanalmente los problemas prioritarios hará que su negocio siga avanzando. Donde las cosas están latentes, puedes tomar medidas para evitar que estallen en llamas. Hay una sensación constante de que los problemas se marcan y se resuelven, aliviando la deuda de las cosas que se rompen y no se arreglan. Además de resolver las pequeñas molestias de la vida laboral diaria, también hay un recordatorio constante del panorama general. Esto engrasará las ruedas de la ejecución, asegurando que las prioridades estratégicas se tengan en cuenta.


Escrito por el coach empresarial Dominic Monkhouse. Descubre más sobre su trabajo aquí. También puedes encontrar su libro F**K Plan B aquí.

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