Es el comienzo de año. Has decidido que este es el año en que tu negocio cambia de rumbo. No más status quo. Es hora de que tomes una nueva dirección de crecimiento, oportunidades y realización. Tu equipo ejecutivo ha trabajado mucho y duro en una nueva estrategia. Sabes tu ‘Beneficio por X’ – esa métrica única tan importante que impulsará los próximos tres a cinco años. Y has identificado los pilares de capacidad de tu negocio y las actividades que sustentan la estrategia. Entonces hay cosas que hacer. Y, resulta que son muchas.

No dejes que esto te abrume. Tu mejor posibilidad de éxito es utilizar Objetivos y Resultados Clave (OKR). ¿Por qué? Porque son una gran herramienta para mantener el rumbo, garantizar la responsabilidad y brindar concentración. Los recomendamos a nuestros clientes para que la ejecución de sus estrategias sea ágil y eficiente.

¿Qué son los OKRs?

Los OKR describen los objetivos corporativos y de equipo dentro de una organización. Como tal, definen “quién, qué y cuándo”, garantizando claridad sobre rendición de cuentas y objetivos de entrega. Tal vez se basen en el tiempo o en la actividad; de cualquier manera, mostrarán una progresión hacia un objetivo. Para ilustrar su eficacia, a menudo los relacionamos con objetivos personales.

Digamos que has decidido ponerte en forma. A menos que tengas un plan adecuado, esto no sucederá. Cada persona tiene su propia definición de lo que significa estar en forma: sus expectativas. Por lo tanto, debes ser específico sobre el objetivo y las cosas que debes lograr para llegar allí. Quizás sea para correr un maratón. OK, ¿cuándo? ¿Dos años a partir de ahora? También está bien, pero ¿a qué velocidad quieres correr el maratón?

Te fijas el objetivo de completar el curso en cinco horas y empiezas a planificar los hitos a lo largo del camino. ¿Qué progreso crees que puede lograr en 90 días? ¿Con un nivel de confianza del 70%? ¿Tómate tu tiempo para estar de pie en una sesión durante 90 minutos, tal vez? ¿Dónde necesitarás estar al final de la semana 1? ¿Qué tal el tiempo de pie a los 30 minutos? Puedes compartir tu progreso con tu entrenador personal en cada momento y tomar medidas correctivas si te estás quedando corto.

Abordados de esta manera, los OKR pueden aclarar las expectativas organizacionales. Todos saben hacia dónde se dirigen, qué tan rápido llegarán allí y su puntuación en tiempo real.

Comprométete a un número pequeño de OKRs

Tan importante es tener claro lo que NO vas a hacer como lo que vas a hacer. Este es un desafío constante con los clientes. Tendremos 5 objetivos en el tablero y siempre alguien intentará colar un par más. La gente gritará: «¿Cuándo haré mi otro trabajo?»  Es difícil lograr que dejen de hacer un “trabajo intenso” que no logra nada.

Cuando hacemos retrospectivas al final de cada trimestre, analizamos a qué se comprometió el cliente, cómo le fue y qué aprendió. A menudo hay dos cosas que son ciertas. a) Escribieron el OKR de una manera que no les permitía decir si lo habían logrado o b) dijeron que harían demasiadas cosas y resultó que no podían cumplir tantas. Ésta es una lección saludable. No te comprometas demasiado. Haz menos, pero mejor.

Garantiza la rendición de cuentas

¿Es difícil lograr que tu equipo sea responsable o trabaje en varias funciones? No estás solo. La mayoría de nuestros clientes CEO tienen este problema. Los OKR son tu arma secreta. Cada OKR debe tener una persona responsable. Sin fallar. Comienza por el nivel delequipo ejecutivo. Determina quién es responsable y quién en el equipo los apoyará como contribuyentes y colaboradores. Esto significará que tu, como director ejecutivo, no serás la única persona del equipo ejecutivo que se asegure de que las personas hagan el trabajo.

Cada año elabora los OKRS multifuncionales. Aléjate de pensar siempre desde la perspectiva de un organigrama. En su lugar, haz cuadros de responsabilidad funcional, análisis de la cadena de valor ymapas de ajuste de actividad. Encuentre los pilares de capacidad de tu negocio. Digamos, como ejemplo, que uno de ellos es ‘Personas’. Por lo tanto, puede haber algunas actividades de RR.HH. que deban desarrollarse junto con otras que no encajan naturalmente dentro de RR.HH. Calcula los OKR aquí y quién es su propietario. El trabajo puede estar fuera de la función normal del propietario, eso está bien. Quieres que su equipo se dé cuenta de que su éxito es colectivo. Depende de que gane el equipo, no sólo de su función individual. Una vez que se den cuenta de esto, comenzarán a responsabilizarse mutuamente de manera natural.

Haga que los OKR sean «FAST»

Los OKR comunican las iniciativas de cambio que planea realizar durante el año. No son lo mismo que los KPI, que se relacionan con el negocio habitual. Más que nada, deben ser FAST (del inglés Frequently Discussed, Ambitious, Specific and Transparent).

Los objetivos FAST hablan de reuniones diarias y reuniones de equipo semanales. Debido a que se “discuten con frecuencia”, los objetivos están integrados en una revisión continua, lo que ayuda a las personas a asignar recursos y tomar decisiones clave, manteniendo al personal enfocado en lo que importa y vinculándolos con objetivos concretos. Son «ambiciosos», es decir, difíciles pero no imposibles. Un punto de referencia es lograr que sean alcanzables en un 70%. Si estás estableciendo resultados clave para tu equipo, no los establezcas al nivel de la mejor persona sino de tu número 2 o 3. Esto mejorará el rendimiento de todos.

«Específico» tiene que ver con la claridad de lo que esperas que haga tu equipo. Utiliza KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) y deja claro el estándar mínimo que vas a medir.

«Transparencia» significa que es necesario compartir los objetivos de los miembros individuales del equipo. Existen excelentes herramientas para esto: tecnología que le dará a tus equipos la puntuación en tiempo real.

Acuerda fechas de inicio y finalización

Con cada OKR, debes determinar cuándo empiezas, cuándo terminas y cómo vas a medir el éxito. Los seres humanos odian el fracaso y realmente no les gusta la incertidumbre: es la forma en que estamos construidos. Así que ten en cuenta que es más probable que las personas comiencen con la parte más fácil y segura. Para contrarrestar esto, trabaja duro desde el principio para intentar identificar las incógnitas. ¿Cuál es la parte más complicada de tu OKR? ¿Y cuál es tu hipótesis? Prueba esto lo antes posible. De lo contrario, llegarás a noviembre y se te acabará el tiempo.

¿Tiene sentido tener hitos trimestrales o mensuales para este OKR? Tal vez necesites investigar, implementar y probar un poco en el primer trimestre y determinar cuál es tu modelo mental para progresar. Es probable que sea diferente según el objetivo. Algunos OKR pueden ser lineales, en cuyo caso tiene sentido tener hitos semanales y mensuales. Pero tendrás que volver atrás y reevaluar cada trimestre. No estás intentando elegir un número que esté en la bolsa. Es necesario que haya algo de estiramiento incorporado.

Organiza check-ins regulares

Bien, ya habéis acordado la forma del objetivo y establecido algunos resultados clave. Ahora necesitas establecer procesos para la generación de informes periódicos. Muy a menudo, esta es la pieza que se queda en el camino a medida que la gente se vuelve más ocupada, pero es crucial. No te lo saltes.

En reuniones de gestión semanales y mensuales, haz que la gente deje de decir lo ocupados que han estado y lo que han hecho. ¡Es increíblemente aburrido para todos! En lugar de eso, haz que se centren en las cinco cosas que acordaron como equipo que eran sus OKR más importantes que debían cambiar en la empresa. Y haz que todos informen sobre cómo están progresando en relación con estas cosas. Resuelve cualquier cosa que esté bloqueando el progreso o ralentizando las cosas.

Trabaja en los recursos

Pequeño, Mediano, Grande y Extra Grande. No, no me refiero a las tallas de camisetas. Pero puedes usar la misma terminología para medir el tamaño de un OKR y cuánto esfuerzo requerirá. Intenta asegurarte de que las personas no estén sobrecargadas y dedique un nivel similar de esfuerzo a los OKR. Cada uno tiene sus KPI y sus actividades funcionan como de costumbre, eso es un hecho. Por lo tanto, cualquier trabajo sobre los OKR será adicional. Es importante que todos se den cuenta de que estas iniciativas de cambio son cruciales para su estrategia. Deben suceder como una prioridad.

Quizás tres de sus OKR sean pequeños o medianos. Entonces es razonable esperar que alguien haga esto además de su trabajo diario. Pero si son Extra Grandes, serán demasiado. A veces, un OKR será XXXL. Y sabes que es de gran importancia. Hay un nivel de incertidumbre al respecto, por lo que es necesario superarlo en el primer trimestre. Aquí es donde debería considerar liderazdo de «un solo hilo» . Haz que otros miembros del equipo asuman el trabajo diario de la persona responsable para que pueda dedicar el 100 % de su tiempo a este OKR fundamental. De lo contrario, simplemente no sucederá.

Cuando veas los OKR y comiences a distribuirlos de año en trimestre a las personas, asegúrate de que la carga de trabajo sea uniforme y de que estés trabajando en las prioridades. Lo número 1 debería ser lo número 1. No hay excusa para darle recursos, personas y atención insuficientes. La gente siempre estará ocupada. Así que prioriza lo que tendrá el mayor impacto y hazlo bien. Luego, cuando hayas tenido éxito, podrás aprovecharlo. Así es como se logra un verdadero progreso.

Author: Dominic Monkhouse

Escrito por el coach empresarial Dominic Monkhouse. Descubre más acerca de su trabajo aquí. Lee su libro, ‘F**k Plan B’ aquí